Le 5W

Le 5W en anglais ou le QQOQCP en français, aussi appelé l'Hexamètre mnémotechnique de Quintilien, est une démarche de questionnement à traiter lors d'un diagnostic, d'un audit, d'une recherche de solution, d'une enquête… Cette démarche peut intervenir dans de nombreux domaines (journalisme, communication, industrie, services…) et permet de récolter un maximum d'informations pertinentes sur le sujet traité.

Le principe de cette démarche est de poser la série de questions suivante quand on veut traiter un sujet ou un problème :

Quoi ? Qui ? Comment ? Avec quels moyens ? Où ? Quand ?

La série de réponses qui découle de ces questions doit aussi être, pour chaque réponse, accompagnée de la réponse à la question « Pourquoi ? ».

Exemple sur mon précédent post, le Kaizen :

Quoi ? (Qu'est-ce que le Kaizen ?)

Il s'agit d'un état d'esprit visant l'amélioration continue de l'organisation…

Pourquoi ?

…afin que cette dernière puisse faire face aux défis du quotidien et préparer l'avenir.

Sous cette série de questions simples se cachent toutefois d'autres questions sous-jacentes permettant d'avoir des réponses plus complètes, plus pertinentes.

Quoi : Avec quoi ? Que s'est-il passé ? Quelles sont les conséquences ou les risques ?

Qui : Avec qui ? Qui fait quoi ? Qui est victime du dysfonctionnement ou du problème ? Qui est concerné par l’amélioration ? Qui intervient dans le processus ?

Comment : De quelle manière ? Dans quelles conditions ? Quel est le processus ?

Avec quels moyens : Combien ? Quelle quantité ? Quelle valeur ? Quel est le coût ?

Où : Par où ? Où est le problème ou le dysfonctionnement ? Avec un certain degré d'exactitude.

Quand : A quel date ? A quel moment ? Depuis combien de temps ? A quelle fréquence ?

Pour ce qui est de l'application en entreprise, le 5W est à utiliser par les managers, directeurs et responsables communication dès lors qu'il y a un dysfonctionnement à traiter ou une information à communiquer.

Plusieurs outils peuvent être utilisés pour communiquer via cette démarche : PowerPoint, rapport A3, communiqué internet… Ces moyens, qui peuvent être des outils internes, sont peu onéreux. Ils peuvent cependant être externalisés moyennant finances.

Les réunions pour les dysfonctionnements les plus graves, les e-mails pour les dysfonctionnements de moindre importance ou encore le mémo interne pour les informations moins graves sont des façons optimales de communiquer à condition que ce soit dans des délais courts pour les problèmes, ou des délais réguliers pour les informations plus conventionnelles.